Privacyreglement

Privacyreglement Mind&Health B.V.

In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):

Reglement: dit privacyreglement;
Privacywetgeving: Wet bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018: de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Artikel 1. Toelichting op het Reglement

Mind&Health mag de gegevens die door personen aan haar verstrekt worden niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van individuele persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft Mind&Health de plicht om:

Personen op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Mind&Health worden verwerkt;
Te melden wie de gegevens kunnen inzien;
Voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

Mind&Health vindt privacy belangrijk. Daarom geeft Mind&Health in dit Reglement een toelichting op hoe zij met individuele persoonsgegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens Mind&Health expliciet om toestemming dient vragen.

Artikel 2. De persoonsgegevens die Mind&Health gebruikt en het doel van het gebruik

Bij het verlenen van haar diensten verwerkt Mind&Health persoonsgegevens. Dit privacyreglement geeft informatie over hoe Mind&Health met individuele persoonsgegevens omgaat. Mind&Health verkrijgt persoonsgegevens direct van de persoon zelf of via derden (bijvoorbeeld haar opdrachtgevers) in het kader van haar dienstverlening.

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen door Mind&Health worden verwerkt:

NAW-gegevens;
Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
Geboortedatum- en plaats;
Geslacht;
Rapportages naar aanleiding van door individuele personen ingevulde vragenlijsten, assessments, persoonlijkheidsanalyses, etc.;
Gespreksverslagen;
Gegevens in een Plan van Aanpak;
Gezondheidsgegevens (in het geval van screenings);
Curriculum Vitae (in het geval van sollicitaties).

Mind&Health verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het onderhouden van contact;
Het leveren van een goede en efficiënte dienstverlening aan haar opdrachtgevers en de werknemers van deze opdrachtgevers;
Beheer van het klantenbestand;
Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
Het bieden van begeleiding op maat;
De begeleiding van personen in verband met training of coaching;
Om onze dienstverlening verder te ontwikkelen en te optimaliseren;
Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers;
De overeenkomsten die opdrachtgevers met Mind&Health sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;
Nakoming van wettelijke verplichtingen;
Het voeren van geschillen;
Marketingdoeleinden.

Artikel 3. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan Mind&Health persoonsgegevens uitwisselen.

Mind&Health kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de leveranciers van onze systemen, testbureaus of ingeschakelde professionals en caddy’s/coaches. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Artikel 4. Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn

Mind&Health verwerkt individuele persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement. Individuele persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door de medewerkers van Mind&Health worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Alle persoonsgegevens worden door Mind&Health beveiligd tegen onbevoegde toegang.

De beveiliging bestaat uit:

Het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere medewerker om in te loggen in het digitale systeem;
De medewerkers van Mind&Health hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan Mind&Health verstrekte persoonsgegevens;
Mind&Health heeft technische maatregelen genomen om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf overeenkomstig de wet;
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie. Mind&Health hanteert een termijn van vijf jaar na de laatste aankoop/bestelling/factuur, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Mind&Health zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

Artikel 5. Rechten als betrokkene

Personen van wie Mind&Health op enig moment gegevens heeft verwerkt hebben het recht tot inzage in de eigen persoonsgegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad.

Daarnaast bestaat het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn (recht op correctie en verwijdering). Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van gegevens te vragen, kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven.

Daarnaast bestaat het recht van verzet: het recht van een persoon om zich in bepaalde gevallen tegen de verwerking van zijn/haar gegevens te verzetten.

Personen van wie Mind&Health gegevens (heeft) verwerkt kunnen hiervoor een verzoek indienen. Na ontvangst van dit verzoek ontvangt deze persoon uiterlijk binnen 1 maand een overzicht van zijn/haar persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kan vervolgens verzocht worden de gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Daarnaast kan een individueel persoon Mind&Health verzoeken om overdracht van zijn/haar persoonsgegevens of kan hij/zij bezwaar aantekenen tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van individuele persoonsgegevens kunnen per email gestuurd worden naar: info@mindandheath.nl.

Om misbruik van deze rechten te voorkomen vraagt Mind&Health bij indiening van een verzoek om identificatie door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Op deze kopie dient het BSN-nummer én de pasfoto onleesbaar gemaakt te worden.

Bij klachten over de verwerking van individuele persoonsgegevens door Mind&Health zal altijd eerst geprobeerd worden er gezamenlijk uit te komen. Lukt dat niet, dan bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 6. Wijzigingen privacyreglement

Mind&Health kan dit privacyreglement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden aan om deze verklaring geregeld te raadplegen om zo op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Dit privacyreglement is voor het laatst aangepast in januari 2019.

Mind&Health B.V.