Stress op het werk verminderen

Het voorkomen of verminderen van problemen op het werk is een medeverantwoordelijkheid voor mensen op de werkvloer. Werknemers en hun leidinggevende staan samen voor de taak om stress- en burn-outproblemen aan te pakken.

De primaire oplossingen zijn:

• Duidelijke prioriteiten stellen
• Taken (beter) plannen
• Samenwerking verbeteren/ delegeren/ om hulp vragen
• Duidelijke grenzen aangeven

Aandachtspunten die hierbij horen zijn:

• Het optijd signaleren en aanpakken van een verslechterende werksfeer
• Zorgen dat het werktempo in overeenstemming is met de capaciteiten van de medewerker
• Zorgen dat de gevraagde creative inbreng klopt met de capaciteiten van de medewerker

Prioriteiten stellen

Wat zijn prioriteiten? Prior betekent ‘voorafgaand’. Wat staat er vóór al het andere in je leven? Wat is het belangrijkste? Ongetwijfeld is dit een aantal zaken dat op korte termijn afgehandeld dient te worden.

Daarnaast kennen mensen in hun werk een aantal kwaliteiten die van hoofdbelang zijn. Zo is in de dienstverlening vanzelfsprekend de kwaliteit ‘service’ een prioriteit.

En er zijn persoonlijke prioriteiten. Je kunt je misschien voorstellen dat er mensen zijn die tijd en aandacht voor hun medemens hoog in hun vaandel dragen. Het is voor hen persoonlijk een prioriteit. Voor anderen is het een prioriteit om voor hun veertigste ‘binnen’ te zijn en te gaan rentenieren. Er zijn zo veel mogelijkheden als er mensen zijn. Als er voor deze persoonlijke prioriteit onvoldoende ruimte is, dan verliest het leven voor die persoon een belangrijke glans.

Samengevat zijn prioriteiten:

1. zaken die op korte termijn afgehandeld dienen te worden
2. algemene zaken die in het werk van groot belang zijn
3. persoonlijke waarden en doelen die van topbelang zijn.

Drie invalshoeken

Bij het stellen van prioriteiten zijn in de praktijk drie invalshoeken handig. Kijk naar:

• belangrijkheid
• urgentie
• consequenties.

Over het algemeen meten de meeste wearables de fasen van je slaap, hoeveel je beweegt en brengen ze je hartslag in kaart.

Belangrijkheid

Belangrijke zaken in het werk hebben te maken met resultaten. Ze leveren een wezenlijke bijdrage aan je missie, waarden en doelstellingen. Vraag je af:

• Welke invloed heeft de situatie op mensen, veiligheid, geld, productie, reputatie?
• Hoe belangrijk is deze situatie?
• Wie heeft bepaald dat deze situatie belangrijk zou zijn?

Urgentie

Urgente zaken zijn vaak bijzonder zichtbaar en doen een onmiddellijk beroep op je. Als we niet weten wat voor óns belangrijk is, laten we ons verleiden tot het uitvoeren van urgente zaken die voor ánderen een hoge prioriteit hebben en niet voor onszelf.

Het helpt om daar enigszins afstandelijk naar te kijken. Vraag je daarom af:

• Hoe snel moeten wij echt tot maatregelen overgaan?
• Wat is de tijdslimiet of het tijdschema?

Consequenties

Het helpt ook te kijken naar de toekomstperspectieven, de consequenties van de te maken prioriteitskeuze, dat wat er naar alle waarschijnlijkheid uit voortvloeit.

Vraag je af:

• Hoe zal deze situatie er straks uitzien als wij voorlopig niets doen?
• Wat is de ontwikkelingstendens?

De antwoorden op de vragen bij deze drie invalshoeken verschaffen zinvolle gegevens die gebruikt kunnen worden om het verschil in prioriteit van de keuzemogelijkheden te beoordelen. Als er weinig prioriteitssituaties zijn die onze aandacht vragen, kunnen we dit systeem bijna altijd in gedachten of in mondeling overleg toepassen. Hebben we echter talrijke zorgen of werken we samen met anderen om tot overeenstemming te komen, dan is het verstandig om het op papier te zetten.

Elke zaak op de lijst wordt eerst beoordeeld op ‘belangrijkheid’. De zaak die, gebaseerd op de informatie, als hoogste uit de bus komt wat belangrijkheid betreft, wordt gebruikt als maatstaf om de rest van de lijst naar waarde te schatten. Als die schatting voor ‘belangrijkheid’ compleet is, gaan we verder met de aspecten ‘urgentie’ en ‘consequenties’.

Daarna bekijken we nog eens de schattingen van alle drie invalshoeken om de hoogste prioriteiten te bepalen.

Het resultaat kan als volgt in schema worden gebracht.

Matrix van Eisenhower

Deze matrix is vernoemd naar de Amerikaanse president Eisenhower, omdat hij ermee werkte. Je kunt het zowel in je werk als privé gebruiken.

Je ziet het in één oogopslag:

Kwadrant 1 = belangrijk en urgent                            hoogste prioriteit              
Kwadrant 2 = belangrijk, niet urgent            
Kwadrant 3 = niet belangrijk en wel urgent             
Kwadrant 4 = niet belangrijk en niet urgent              laagste prioriteit

Adviezen om problemen in kwadrant 1 te voorkomen:

• Deze activiteiten (belangrijk en urgent) direct zelf doen en niet uitstellen.
• Plan hiervoor tijd in je agenda waarop je er ongestoord en effectief aan kunt werken.
• Bewaak deze prioriteit.

Adviezen om problemen in kwadrant 2 te voorkomen:

• Besteed aan deze activiteiten (belangrijk, maar minder urgent) beheerste (beperkte) tijd, of delegeer ze aan goed gekozen personen of instanties.
• Plan een afgebakende tijd voor deze taken, bijvoorbeeld twintig minuten, en overschrijd deze tijd vervolgens niet. Het van tevoren plannen van de tijdslimiet helpt je hierbij.

Advies om problemen in kwadrant 3 te voorkomen:

Plan een datum en tijd in de toekomst en bewaak die planning.

Adviezen om problemen in kwadrant 4 te voorkomen:

Maak een ‘voorlopige prullenmand’: een lade of boekenplank waar je deze zaken kunt bewaren. Neem deze zaken bijvoorbeeld eens per maand door om te zien wat de echte prullenmand in kan.

Uit: ‘Het 10 energizer handboek’ van Mind&Health, ontwikkeld door Albert Sonnevelt i.s.m. Peter Kuijper en Karen Frank i.o.v. Mind&Health.